Unternehmen und juristische Personen mit weniger als 250 Beschäftigten mussten gemäß HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) bis zum 17. Dezember 2023 ein internes Hinweisgebersystem implementieren. Unternehmen, dies es versäumten einen internen Meldekanal einzurichten, droht zwar keine Verwaltungsstrafe. Abgesehen von einer etwaigen Verpflichtung, eine interne Meldestelle einzurichten, kann ein wirksames, internes Meldesystem aber von Vorteil für ein Unternehmen sein. Damit kann Risiken vorgebeugt werden, die mit einer externen Meldung oder einer Veröffentlichung verbunden sein können (zB Rufschädigung; Verlust der Möglichkeit, in einem Kartellverfahren Kronzeugenstatus zu erhalten). Außerdem ist ein internes Hinweisgebersystem auch wichtig für das Funktionieren des internen Kontrollsystems und kann daher das Fehlen eines internen Hinweisgebersystems zur Haftung der Geschäftsleitung führen. Daher raten wir dazu ein internes Hinweisgebersystem einzurichten und auch den gesetzlichen Folgepflichten genau nachzukommen. Aufgrund des HSchg ergibt sich daher folgender Prozessablauf, den eine interne Meldestelle bei Hinweisen hinsichtlich Informationspflichten einzuhalten hat:
- Eingangsbestätigung: Interne und externe Stellen haben alle eingehenden Hinweise zu dokumentieren. Der Eingang schriftlicher Hinweise ist unverzüglich, spätestens jedoch nach sieben Kalendertagen schriftlich an die von der Hinweisgeberin oder dem Hinweisgeber genannte Postanschrift, E-Mail- oder sonstige elektronische Adresse oder ein eingerichtetes Hinweisgebersystem zu bestätigen, es sei denn, die Hinweisgeberin oder der Hinweisgeber hat sich ausdrücklich dagegen ausgesprochen oder die interne oder externe Stelle hat Grund zu der Annahme, dass die Bestätigung des Eingangs einer schriftlichen Meldung den Schutz der Identität der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers beeinträchtigen würde (§ 9 Abs 1 HSchG).
- Auf Ersuchen – Besprechung: Auf Ersuchen einer Hinweisgeberin oder eines Hinweisgebers, dem spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen zu entsprechen ist, hat (da telefonische Hinweisgebung zulässig ist) eine Zusammenkunft zur Besprechung des Hinweises stattzufinden (§ 13 Abs 5 HSchG).
- Überprüfung der Hinweise: Jeder Hinweis ist auf seine Stichhaltigkeit zu überprüfen. Die interne Stelle hat einem Hinweis nicht nachzugehen, 1. Der nicht in den Geltungsbereich dieses Bundesgesetzes fällt oder 2. Aus dem keine Anhaltspunkte für seine Stichhaltigkeit hervorgehen. Offenkundig falsche Hinweise sind § 6 Abs 4 HSchG entsprechend zurückzuweisen (§ 13 Abs 6 HSchG).
- Weiteres Verfahren: Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber sind berechtigt, gegebene Hinweise nach Entgegennahme durch die interne Stelle bei dieser zu ergänzen oder zu berichtigen. Die interne Stelle hat auf Verlangen die Entgegennahme von Ergänzungen und Berichtigungen spätestens nach sieben Kalendertagen schriftlich zu bestätigen. Die interne Meldestelle hat die Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber um weitere Auskünfte zu ersuchen, wenn diese für die Einschätzung des Hinweises erforderlich erscheinen. Abs 5 ist anzuwenden (§ 13 Abs 8 HSchG).
- Information über (Zwischen-)Ergebnis: Spätestens drei Monate nach Entgegennahme eines Hinweises hat die interne Stelle der Hinweisgeberin oder dem Hinweisgeber bekanntzugeben, 1.welche Folgemaßnahmen (§ 5 Z 3 HSchG) die interne Stelle ergriffen hat oder zu ergreifen beabsichtigt oder 2. Aus welchen Gründen die interne Stelle den Hinweis nicht weiterverfolgt.
- Befassung der Unternehmensleitung: Vor allem bei begründetem Verdacht einer Rechtsverletzung wird die Unternehmensleitung verständigt.
Wir unterstützen Unternehmen und juristische Personen gerade bei der oft herausfordernden Umsetzung des HSchG und stehen Ihnen bei Beratungsbedarf auch gerne zur Verfügung.
Dr. Sebastian Sieder