Damit der Aufsichtsrat einer AG seiner Überwachungsfunktion nachkommen kann, muss er vom Vorstand mit den entsprechenden Informationen versorgt werden. Neben dem regelmäßigen Reporting des Vorstands enthält § 81 AktG auch eine Sonderberichtspflicht für den Vorstand, welcher ohne gesonderte Aufforderung durch den Aufsichtsrat proaktiv nachzukommen ist. Konkret sagt das Gesetz zunächst, dass aus wichtigem Anlass dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats unverzüglich zu berichten ist. Handelt es sich jedoch um Umstände, die für die Rentabilität oder Liquidität einer AG (oder einer wesentlichen Konzerngesellschaft) von erheblicher Bedeutung sind, ist unverzüglich an den gesamten Aufsichtsrat zu berichten. In Frage kommen hierfür eine Sondersitzung oder ein schriftlicher Bericht. Über den Berichtsinhalt ist ein Vorstandsbeschluss zu fassen.
Die Auswirkungen der derzeitigen COVID-19-Krise werden sich bei vielen Unternehmen auf Rentabilität und/oder Liquidität auswirken. Eine mögliche Sonderberichtspflicht an den Aufsichtsrat ist daher genau zu beobachten. Wann die Auswirkungen gravierend genug sind, um einen Sonderbericht zu verlangen, geht aber aus dem Gesetz freilich nicht genau hervor. In der Literatur ist der erforderliche „wichtige Anlass“ im Fall von negativen Abweichungen beim EGT um 20% vertreten. Bezogen auf eine allenfalls sich verschlechternde Liquiditätssituation wird vertreten, dass anzapfbare alternative Finanzierungsquellen zu berücksichtigen und ein Bericht insbesondere dann erforderlich sein soll, wenn ein Liquiditätsengpass droht.
Verletzungen der Sonderberichtspflicht sind nicht nur als Sorgfaltsverstoß geeignet, eine Haftung des Vorstands zu begründen. Vielmehr ist die „mangelnde Offenheit gegenüber dem Aufsichtsrat“ ein von der Rechtsprechung anerkannter Grund für die Abberufung von Vorstandsmitgliedern (regelmäßig verbunden auch mit Auswirkungen auf die Beendigungsmöglichkeit des Anstellungsvertrags). Und nicht zuletzt können Berichte auch mit Zwangsstrafen durchgesetzt werden (praktisch soweit ersichtlich nicht übermäßig relevant).
Umstände, die Sonderberichte erfordern, werden im Übrigen bei börsennotierten AGs in aller Regel auch zur Ad-hoc-Pflicht führen. Umgekehrt ist aber nicht zu jedem ad-hoc-pflichtigen Umstand zwingend ein Sonderbericht erforderlich.
Mag. Gernot Wilfling